Comment rédiger une quittance de loyer ?

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer est un document officiel que le bailleur remet au locataire uniquement à la demande de ce dernier. Le propriétaire ne sera pas tenu de le délivrer chaque mois de manière automatique. Le document officiel va présenter le détail des sommes versées en prenant soin d’effectuer une distinction entre le loyer et les charges. Attention, la quittance de loyer est à distinguer de l’appel de loyer, ce dernier servant à rappeler au locataire qu’il est redevable du loyer. Alors que l’avis d’échéance de loyer est envoyé avant la date d’exigibilité de la somme, la quittance elle, est envoyée après que le locataire s’est acquitté du paiement.

Quel est l’intérêt d’une quittance de loyer ?

L’objectif premier du document est de servir de preuve à l’existence du bail de location, étant une attestation du paiement du loyer. Celui-ci pourra donc être utilisé en cas d’éventuel litige survenant entre le bailleur et le locataire. La pièce justificative peut également être utile dans la réalisation de certaines démarches telles que le renouvellement de la carte d’identité. Dans ces situations en effet, la quittance va servir de justificatif de domicile. Dans d’autres cas, elle est nécessaire pour obtenir une aide au logement dans le futur. Enfin, la quittance de loyer pourra aussi être utilisée en tant que preuve pour justifier la solvabilité du locataire.

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Non, la délivrance d’une quittance de loyer n’est pas une obligation qui pèse sur le bailleur. En revanche, le locataire est en droit et a d’ailleurs tout intérêt à le réclamer chaque mois. Dès lors qu’il l’exige, le propriétaire sera à partir de ce moment dans l’obligation de fournir la quittance. Si plusieurs mois se sont écoulés sans que l'on soit en présence de la pièce justificative, le résident peut adresser une demande pour entrer en possession de celle-ci. Le bailleur sera dans ce cas dans l’obligation de le délivrer dans les plus brefs délais. Bien que le propriétaire n’est pas tenu de remettre le document chaque mois sans demande du locataire, le fait de le délivrer après chaque paiement permet aussi d’assurer la pérennité de la relation de confiance. Mais pour que la quittance puisse avoir une valeur légale, certaines mentions doivent y être présentes.

Les mentions obligatoires dans une quittance de loyer

Pour avoir une valeur légale, la quittance de loyer doit obligatoirement comporter les nom et prénom du locataire ainsi que l’adresse de la location. L’information concernant le logement loué, lequel fait l’objet de paiement, doit être claire et concise. Il en est de même du montant du loyer à payer, qui doit être bien distinct des charges à payer. La somme totale à verser chaque mois sera donc obtenue en additionnant les deux montants. Celle-ci est à mentionner en lettres et en chiffres. D’autres détails liés au règlement doivent également être mentionnés, notamment :

- La date de paiement ;

- Le mois et l’année du loyer concerné ;

- La date de la rédaction du document.

La quittance devra par la suite être signée par le bailleur, seul habilité à produire un document valable. En cas d’existence de plusieurs propriétaires, ceux-ci devront tous signer la pièce justificative avant de la remettre au locataire. Mais il est également possible qu’une agence soit mandatée pour produire le document. Mis à part ces mentions obligatoires, certains éléments tels que le type de contrat sont néanmoins facultatifs.

Demander une quittance à son propriétaire

Pour réclamer à son bailleur l’obtention d’une quittance de loyer, le locataire doit adresser une lettre avec la requête. Pour communiquer ce type de demande, le meilleur moyen reste le mail ou le courrier avec accusé de réception. La demande doit également contenir certaines informations telles que le paiement du loyer avec un chèque ou une attestation de virement, le mois et l’année concernés par le paiement. Elle doit par la suite montrer le lieu, la date ainsi que la signature du locataire.

Dans le cas où le locataire désire obtenir le document par mail, il pourra ajouter la mention : ‘’Je vous autorise à procéder à la transmission dématérialisée de cette quittance + adresse email du locataire’’. Il est à noter que le propriétaire ne pourra facturer la délivrance d’une quittance de loyer. Si une clause du contrat facture ce service normalement gratuit, elle sera considérée comme une clause abusive et donc nulle.

Attention, le locataire doit cependant procéder au paiement du loyer intégral avant de pouvoir bénéficier d’une quittance. À défaut, le propriétaire bailleur ne va pas remettre une quittance de loyer, mais un simple reçu qui va faire état des sommes réellement versées par le locataire. Par ailleurs, même si le locataire a déjà quitté le logement, il reste toujours en droit de réclamer au propriétaire une quittance pour tous les mois qu’il a passés dans le logement.

Comment faire face à un refus de délivrance de la quittance par le bailleur ?

Si le bailleur refuse de délivrer la quittance de loyer alors même que le locataire a procédé au paiement intégral de la somme due, plusieurs recours peuvent être ouverts. En effet, tel agissement est considéré comme une faute. Le locataire solliciteur pourra dans ce cas exiger des dommages et intérêts afin de se prémunir d’éventuels préjudices. Si le bailleur persiste à ne pas délivrer le document, il est possible de lui envoyer une lettre de mise en cause. Cette lettre de conciliation amiable à destination du propriétaire l’invite à procéder à la délivrance de la quittance dans un délai de 8 jours. Si le délai est dépassé, il peut être envisagé d’autres poursuites juridiques plus importantes telles qu’une mise en demeure.